加拿大MSB的注册材料不算多，但细节要求密，返工通常不是因为缺文件，而是因为文件之间对不上。把清单拆开看，一共四类。
第一类是主体文件。加拿大公司注册证书、公司章程、董事名册、股东名册、注册地址证明、公司税号，这些要能互相印证。章程里的经营范围、名册里的持股比例、公司信息表上的地址，如果三份文件写的不是同一件事，审核会直接发问询。办公场所的租赁合同或产权证明也要备好，能体现实际经营地点。
第二类是人员文件。所有持股20%以上的实益所有人、董事、总裁和高级管理人员的护照或身份证明、近三个月的地址证明、近六个月的无犯罪记录证明、个人简历。简历不要只写任职经历，把金融或合规相关的经验写出来，合规官的简历尤其要能对应岗位职责。非英法文文件必须由有资质的机构翻译并认证，自己翻译或机翻的版本会被要求重做。
第三类是业务文件。商业计划书要说明业务模式、目标客户、地域分布、收入来源、预期交易量与笔均金额、未来三年财务预测，海外客户占比高的要单独说明。业务流程图要画出资金从哪进、经过哪些账户、从哪里出去，标出每个环节的对手方。资金来源证明要能解释启动资金和运营资金从哪里来，银行流水、投资协议、收入证明都可以，关键是能形成完整链条。
第四类是合规文件。书面AML/CTF政策与程序、风险评估报告、KYC与客户尽调流程、交易监控规则、可疑交易报告流程、员工培训计划、记录保存制度、合规官任命书。这几份文件是审核重点，内容要能对应自己的业务，涉及虚拟资产的还要写清链上监控与旅行规则的执行方式。
几个容易踩的坑值得单独说。无犯罪记录证明有有效期，一般是六个月，办得太早等于白办。地址证明要近三个月内的账单或银行对账单，超过时间的会被退。股权结构尽量简单透明，多层嵌套的架构不会显得高级，反而会引来更细的追问。业务描述别写得太笼统，说清楚做什么、给谁做、怎么收费，比一堆形容词有用。最后，提交后要做好收到补正通知的准备，回复时逐条对应问题，附上证明材料，别答非所问。
提交之后也别停手。把问询答复的责任人和答复时限写进内部流程；把监管系统的账号、注册编号、提交凭证统一归档；保持注册信息里填写的联系电话和邮箱随时可用，因为部分问询是通过这些联系方式发出的。这些看起来是小事，但漏接一次问询，处理成本会比想象中高。